Så bokför du försäljning via Shopify

Kort svar. Bokför alltid bruttoförsäljningen som intäkt och avgifterna som kostnad, aldrig nettoutbetalningen. Lägg försäljningen mot ett avräkningskonto och kvitta utbetalningen där, så blir månadsavstämningen möjlig.

Utbetalningen är inte din omsättning

Det vanligaste felet i en e-handelsbokföring är att bokföra beloppet som landar på bankkontot som försäljning. Utbetalningen från Shopify Payments är netto: bruttoförsäljningen minus transaktionsavgifter, återbetalningar, chargebacks, innehållna reserver och i vissa fall valutaväxling. Bokförs nettot försvinner både intäkter och kostnader ur räkenskaperna, momsen blir fel och bruttomarginalen går inte att analysera.

Använd ett avräkningskonto

Lösningen är ett avräkningskonto mellan försäljning och bank, exempelvis ett konto i 1580-serien för fordringar avseende kortbetalningar. Försäljningen bokförs mot avräkningskontot, avgifterna kostnadsförs mot samma konto, och när utbetalningen kommer kvittas kontot mot banken.

Kontot ger dig avstämningen. Utgående saldo vid månadsskiftet ska motsvara den försäljning som är genomförd men ännu inte utbetald enligt Shopifys rapport. Det är centralt, eftersom utbetalningsperioderna sällan bryter vid månadsskiftet. Bokför du enbart utifrån utbetalningar hamnar de sista dagarnas försäljning i fel period, och varje månadsrapport blir systematiskt fel.

Momsen måste separeras per rapport

Shopifys skatteinställningar styr vad kunden debiteras, men bokföringen måste stämmas per momssats. Svensk försäljning, EU-försäljning som redovisas via OSS och export utanför EU med noll procent ska skiljas åt redan i kontoplanen. Kontrollera också att frakt som faktureras kunden hanteras som momspliktig intäkt och inte som en kostnadsreduktion.

Fyra poster som ofta hamnar fel

Presentkort är en skuld när de säljs och blir intäkt först när de utnyttjas. Returer ska minska både intäkt och moms i den period de sker, inte bokas som en kostnad. Reserver som betalningsleverantören håller inne är fortfarande din fordran och ska ligga kvar i balansräkningen. Shopifys abonnemang och appkostnader är administrativa kostnader och hör inte ihop med transaktionsavgifterna, som snarare är försäljningskostnader.

Gör avstämningen till en rutin

En fungerande månadsrutin består av tre kontroller: bruttoförsäljning enligt Shopify mot bokförd intäkt, avräkningskontots saldo mot ej utbetald försäljning, och moms per sats mot underlaget. Tar det mer än en halvtimme är antingen kontoplanen eller integrationen fel uppsatt.