Fast driftställe när personal arbetar från ett annat land

Att en medarbetare vill arbeta från Spanien eller Tyskland är idag ett normalt önskemål. Många bolag hanterar det som en HR-fråga, men det är två regelverk som aktiveras och de har olika svar: bolagsskatt och socialförsäkring.

Utgångspunkten är att en anställds hem inte utgör ett fast driftställe för arbetsgivaren. För det krävs en stadigvarande plats för affärsverksamhet som bolaget förfogar över. Bilden förändras när hemarbetet är permanent och följer av arbetsgivarens organisation snarare än den anställdas eget val. Risken stiger tydligt om bolaget kräver att arbetet utförs i landet, om bolaget bekostar arbetsplatsen, och särskilt om medarbetaren har kundkontakt och regelmässigt förhandlar eller sluter avtal — då kan ett beroende ombud föreligga oavsett hur arbetsplatsen ser ut.

En säljande medarbetare i ett annat land är alltså en högre risk än en utvecklare med samma upplägg. Bedömningen görs enligt tillämpligt skatteavtal och det andra landets interna rätt, och praxis varierar mellan länder.

Bolaget blir registrerings- och skattskyldigt i det andra landet för den vinst som hänförs dit. Det kräver en dokumenterad resultatallokering, lokal deklaration och i praktiken lokal redovisningskompetens. Dubbelbeskattning ska undvikas genom skatteavtalet, men bara om frågan hanteras aktivt. Upptäcks driftstället i efterhand är utgångspunkten flera öppna beskattningsår i två länder samtidigt.

Huvudregeln inom EU är att en person som arbetar minst 25 procent i sitt bosättningsland omfattas av det landets socialförsäkring. Sedan den 1 juli 2023 finns ett ramavtal som höjer gränsen till under 50 procent, förutsatt att både arbetsgivarens etableringsland och den anställdas bosättningsland har undertecknat avtalet. Det gäller bara telearbete, kräver en överenskommelse mellan arbetsgivare och anställd, och ansökan om A1-intyg görs i bosättningslandet. Har bara ett av länderna anslutit sig gäller 25-procentsgränsen. Utan korrekt A1-intyg riskerar bolaget att bli skyldigt att betala arbetsgivaravgifter i det andra landet.

Kartlägg var personalen faktiskt arbetar och hur länge. Reglera det i anställningsavtalet med krav på förhandsgodkännande per land. Sätt en dagsgräns med marginal till riskzonen och behandla säljroller strängare. Beslutet ska fattas innan medarbetaren flyttar, inte efter.