Faktureringsprocess för laddboxbolag

Underlagen kom in som filer och rapporter med olika struktur, olika perioder och olika sätt att märka anläggning och kund. Varje månad blev därför ett manuellt arbete med att matcha förbrukning mot rätt avtal innan något kunde faktureras.

Konsekvensen var förutsägbar: fakturor gick ut sent, en del förbrukning gick aldrig ut alls, och när en kund ifrågasatte en rad fanns ingen snabb väg tillbaka till underlaget. Intäktsbortfall i den här typen av verksamhet syns sällan i resultatet — det saknas bara.

Vi kartlade hela processen och byggde en automatiserad fakturering som läser in samtliga sju leverantörsflöden, normaliserar dem till en gemensam struktur och matchar förbrukning och abonnemang mot avtal per anläggning och kund.

En avvikelsekontroll går igenom underlaget innan fakturering — orimlig förbrukning, saknad period, anläggning utan avtal och dubbletter flaggas för manuell granskning i stället för att följa med ut till kund.

Färdiga fakturor skapas direkt i Fortnox med spårbarhet tillbaka till radnivå i ursprungsunderlaget. Faktureringen sker nu på fast dag i månaden, med förklarbar historik per kund i stället för manuell rekonstruktion.